Mis muutub ettevõtjate jaoks pärast e-arvete kohustuslikuks muutumist?

Kindlasti on igal ettevõtjal jäänud silma või kõrva uudis sellest, et käesoleva aasta 1. juulist muutub e-arveldus ettevõtete vahel kohustuslikuks, kuid seda vaid sellisel juhul, kui arve saaja e-arvet soovib. Tegelikult võib seda tõlgendada ka nii, et mitte ei teki otseselt kohustus, vaid tekib õigus nõuda. Näiteks, kui omavahel arveldavad kaks mikroettevõtet, kes peavad raamatupidamist endiselt Excelis, siis suure tõenäosusega nemad omavahel e-arveid saatma/nõudma ei hakka ja kui mõlemad osapooled nii tahavad, siis pole tarviski. Seetõttu ei tohiks lasta sõnapaaril “kohustuslikuks muutuma” ennast liialt häirida. E-arveldamisega on kokku puutunud juba need ettevõtted, kes saadavad arveid avalikule sektorile, sest see kohustus kehtis juba 1. juulist 2019. aastast.

Mis on e-arve?

E-arve on digitaliseeritud arve, mis liigub elektroonilises keskkonnas tarkvarasüsteemide vahel kiirelt, lihtsalt ja turvaliselt. Siinjuures tuleb kindlasti aru saada, et e-maili vahendusel saadetud PDF arve ei ole e-arve. See ongi veidi segadusse ajav, sest ka e-mailid liiguvad elektroonilises keskkonnas, kuid vahe seisnebki selles, et PDF arve tuleb käsitsi raamatupidamisprogrammi sisestada, kuid e-arve liigub sinna automaatselt. E-arve formaat on XML, mis failina ei ole selliselt loetav nagu on PDF formaadis fail.

Miks eelistada e-arveid?

Nagu eelpool juba mainitud, siis e-arved vähendavad tunduvalt ettevõtjate/raamatupidajate ajakulu, sest neid ei ole tarvis ükshaaval hakata raamatupidamisprogrammi sisestama. Eriti kasulik on see suurtele ettevõtetele, kelle päevane arvete käitlemise arv on suur. Loomulikult on see kasulik ka väikeettevõtjatele, sest arvete ükshaaval sisestamise asemel saavad nad tegeleda muude asjadega – näiteks turundusega. 

E-arvete kasutuselevõtt vähendab kindlasti ka vigade tekkimist, sest andmed liiguvad automaatselt. Käsitsi arvetelt andmeid sisestades (eriti kui neid on palju), on vead ja inimlikud eksimused kerged tulema. See võib omakorda viia vigaste aruannete ja deklaratsioonideni, mis omakorda võib ettevõttele rahalise trahvi kaasa tuua.

Arvete töötlemine toimub kiiremalt ehk arve vastuvõtmisest maksmiseni kulub vähem aega. See omakorda annab ka parema finantsülevaate, sest arved jõuavad süsteemi kiirelt ja vigadeta. Lisaks ei pea muretsema sellepärast, et kas arve ikka jõudis kohale – arve liikumine on süsteemis jälgitav. Kindlasti ei tohi alahinnata ka e-arvete mõju keskkonnale – vähem digiprügi ja paberit (kui tänapäeval leidub veel keegi, kes saadab arveid paberil).

Kuidas e-arveid saata?

Kõige lihtsam on nendel ettevõtetel, kes kasutavad mõnda raamatupidamisprogrammi, sest reeglina on kõigides raamatupidamistarkvarades e-arvete saatmise võimalus olemas. Kellel veel ei ole, siis esimese asjana tasukski kaaluda, et äkki oleks aeg mõni tarkvara kasutusele võtta, et oma elu lihtsamaks muuta (Excelis raamatupidamisarvestuse pidamine on kindlasti keerulisem ja aeganõudvam). Soovitav oleks valida mõni tarkvara, mis on kannetepõhise kuutasuga, seega igati soodne variant ka mikroettevõtjatele. Üks selline on näiteks SmartAccaounts, mis võimaldab mugavalt ka raamatupidajale ligipääsu lisatasudeta luua – LINK. 

Kes siiski raamatupidamistarkvara endale soetada ei soovi, siis on ka teisi võimalusi. Näiteks on riigi poolt loodud keskkond E-arveldaja, mis võimaldab e-arveid saata esimesel kasutusaastal tasuta, kui arvete hulk kuus jääb alla 10. Teisel aastal on aastatasu 5€+KM. Kui ettevõttel on vaja arveid saata avalikule sektorile, siis tasu ei kohaldata. Igati soodne variant ka väikeettevõtjatele. Selleks peate ennast E-arveldajas registreerima ja edasi saab sealt juba konkreetsed juhised, kuidas e-arveid saata. olemas on ka videoõpetused. Kindlasti konsulteeri aga oma raamatupidajaga, kas tema seda tarkvara üldse kasutab. 

E-arvete saatmiseks on võimalusi veel mitmeid ja see, milline igale ettevõtjale kõige paremini sobib, tuleb juba igaühel endal välja uurida. Kui sul on digilahendusi kasutav raamatupidaja olemas, siis kindlasti saab tema juba soovitusi anda e-arvete saatmiseks läbi tarkvara. E-arvete saatmisega saab tõenäoliselt hakkama igaüks, kuid kelle jaoks tundub teema liiga tüütu ja aeganõudev, võib hakata kasutama E-Assets raamatupidamisteenust – nii võid kindel olla, et arved saavad õigeaegselt ja ka õigesti saadetud! 🙂